Die Einrichtung der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutz – Was Unternehmen nun zwingend umsetzen müssen!

Kaum ein Jahr vergeht, in dem nicht neue Pflichten auf Unternehmen zukommen. Nun verpflichtet das Hinweisgeberschutzgesetz Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer Meldestelle.

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), auch Whistleblower Gesetz genannt, trat bereits am 2. Juli 2023 in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten (oder einrichten zu lassen). Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten wird eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt. Ziel des Gesetzes ist der Schutz von Personen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen geben.

Was muss ein Unternehmen für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz tun?

Es muss ein Meldekanal eingerichtet werden, der den Hinweisgebern als geeignetes Kommunikationsmittel zur Verfügung steht, um Hinweise übermitteln zu können. Das Unternehmen kann die Meldestelle selbst einrichten und verwalten oder einen Dritten dazu beauftragen. Dieser Meldekanal, kann in Form einer Online- Plattform oder einer Hotline angeboten werden. Meldungen müssen in mündlicher und schriftlicher Form abgegeben werden können. Im Fall, dass anonyme Hinweise eingehen, soll auch ihnen nachgegangen werden.

Geht ein Hinweis ein, muss die Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen.

Auf Ersuchen des Hinweisgebers für eine Meldung ist innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person zu ermöglichen. Die Zusammenkunft kann mit Einwilligung des Hinweisgebers auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen gemäß § 16 HinSchG. Zudem unterliegen alle Angaben der hinweisgebenden Person der Verschwiegenheitspflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass auf die eingegangenen Hinweise über den externen Meldekanal hinreichend und innerhalb einer angemessenen Frist reagiert wird. Das Gesetz verlangt, dass die Prüfung innerhalb von drei Monaten abgeschlossen sein sollte und die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informiert.

Pflicht zur Dokumentation

Unternehmen müssen einen jährlichen Bericht über die eingegangenen Hinweise erstellen. Dieser muss an die zuständige Aufsichtsbehörde übermittelt und für fünf Jahre aufbewahrt werden.

Informationen fallen nur in den Anwendungsbereich des Gesetzes, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand, beziehen.

Es gibt auch eine vorteilhafte Alternative!

Alternativ räumt das HinSchG dem Unternehmen die Möglichkeit ein, die interne Meldestelle von einem externen Dritten einrichten und verwalten zu lassen. Der externe Dritte fungiert als unabhängiger Vermittler zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen. Zudem ist dieser in der Lage unparteiisch und unvoreingenommen zu agieren, da keinerlei persönliche oder berufliche Beziehung zu den Beteiligten bestehen. Es ist jedoch erforderlich, dass dieser Dritte mit der Rechtslage und dem HinSchG vertraut ist. Beispielsweise könnte das Unternehmen einen Rechtsanwalt als externen Dritten einsetzen die, als versierte Rechtsexperten den gesamten Meldeprozess rechtssicher gestalten können. Zudem ist es ihnen möglich, meldewürdige Hinweise bereits vorab rechtlich aufzuarbeiten und etwaige rechtliche Risiken für das Unternehmen zu eruieren und mit entsprechenden Handlungsempfehlungen an das Unternehmen weiterzuleiten. Weiter vorteilhaft ist, dass die beauftragten Rechtsanwälte von Berufs wegen der Verschwiegenheit unterliegen und somit die Vertraulichkeit stets gewahrt ist.

Es gibt bereits viele Kollegen, die die Einrichtung von externen Meldestellen anbieten wie www.itm-dsgvo.de und www.easy-hinweisgeber.de

Achtung Beweislastumkehr!

Das Gesetz sieht gemäß §§ 33ff. HinSchG eine Beweislastumkehr vor, wenn die hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erleidet. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass keine Benachteiligung des Whistleblowers wegen der von ihm abgegebenen Meldung ergehen. Die Vermutung, dass die Benachteiligung eine Repressalie für den Hinweis ist, soll nur bestehen, wenn die hinweisgebende Person dies auch selbst geltend macht. Misslingt der Entlastungsbeweis, drohen Bußgelder und Schadensersatzansprüche gegen das Unternehmen.

Was passiert, wenn das Unternehmen das Gesetz nicht rechtzeitig umsetzt?

Das HinSchG enthält zudem Sanktionen, wenn die Unternehmen die Vorgaben nicht einhalten. Zum Beispiel sieht § 40 HinSchG eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro vor, wenn hinweisgebende Personen nicht ausreichend geschützt werden. Die bloße Nichteinrichtung einer Meldestelle kostet bis zu 20.000 Euro. Allein die Nichteinhaltung der Vertraulichkeit ist mit bis zu 10.000 Euro Geldbuße vermerkt.

Insgesamt ist die Einhaltung des HinSchG von entscheidender Bedeutung, rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und das Vertrauen von Mitarbeitern zu stärken.

In Unternehmen mit Betriebsrat ist ein längerer Vorlauf einzuplanen, da diesem bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems Mitbestimmungsrechte zustehen, sodass die Betriebsparteien hier eine Betriebsvereinbarung abschließen müssen.

Sie sollten somit, falls noch nicht geschehen, kurzfristig entsprechende Hinweisgebersysteme einrichten und betreiben (lassen) und bereits eingerichtete Hinweisgebersysteme regelmäßig auf ihre Rechtskonformität hin überprüfen (lassen).

In jedem Fall kann ein weiteres Zögern teuer werden, so dass wieder einmal wie bei er DSGVO gehandelt werden muss.

RA Sascha Kugler